Microsoft Project

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Microsoft Project ist eine komplexe Softwarelösung zum Planen, Steuern und Überwachen von Projekten. Die derzeit aktuelle Version ist Microsoft Project 2007.

Einzelplatz- vs. Netzwerkversion

Neben der Einzelplatzversion Project Standard gibt es eine Netzwerkversion Project Professional. Letztere Version ist für einen professionellen „Enterprise Project Management“(EPM)-Einsatz gedacht. Unter Verwendung des Microsoft Project Servers 2003 lassen sich ebenso sämtliche „Enterprise“-Funktionalitäten von MS Project nutzen. Der Server stellt eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit bereit. So ist eine Verwaltung von Zeit-, Personal-, Kosten- und Risikomanagement möglich.

Integration

Microsoft Project ist Bestandteil der Office-Familie und lässt sich sowohl server- als auch clientseitig gut mit Software von Drittanbietern in andere IT-Systeme integrieren, z. B. in ERP-Software wie SAP PS oder Groupware wie Microsoft Outlook (über die Exchange-Funktionalitäten) und Lotus Notes. Für den Servereinsatz werden allerdings noch der Microsoft SQL Server und die Windows SharePoint Services benötigt, um den Project Web Access zu ermöglichen.

In Microsoft Project Client werden die Projekte dezentral verwaltet. Für eine zentrale Verwaltung der Projekte und Ressourcen ist Microsoft Project Server oder eine andere Integrationsplattform wie z.B. CoP.Track erforderlich. Eine zentrale Verwaltung hat den Vorteil, dass Abhängigkeiten und Auswertungen über mehrere Projekte zu Verfügung stehen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Projektteams eingebunden werden können. Damit vereinfacht sich die Informationsverteilung und das Rückmelden wie Fortschrittstatus und Ist-Zeiten. Für die Teameinbindung kann Web Access oder andere Tools, wie z.B. CoP.Time verwendet werden.

Arbeiten mit MS Project

Die „Vorgänge“ in MS Project sind ein flexibler Begriff. Ein „Vorgang“ kann eine einzelne Aufgabe aus einem Arbeitspaket, eine Zusammenfassung von Aufgaben oder gar ein eigenes Projekt abbilden. Je nach Ebene bzw. Bedeutung des Vorgangs können diese in Sammelvorgängen gegliedert werden. Meilensteine (signifikante Kontrollpunkte) sind Vorgänge ohne zeitliche Ausdehnung, d.h. bereits in der Planung festgelegte Termine, zu denen definierte, bedeutende Teilziele erreicht werden sollen.

Terminmanagement

Als Ergebnis der Terminplanung liefert Microsoft Project auf Basis der definierten Vorgänge Termine. Möglich sind Endtermine (auf Basis des Starttermins) und Starttermine (auf Basis des Endtermins). Weitere Determinanten können sein: Stichtage, Termin- oder Ressourceneinschränkungen, Feiertage, Pufferzeiten. Darüber hinaus sind spezielle Terminberechnungen möglich:

• Späteste Lage („Wann muss spätestens gestartet werden?“)
• Zeitreserven („Wieviel Puffer ist vorhanden?“)
• Terminverschiebungen durch Verzögerungen ("Wie wirkt sich die Verzögerung eines Tasks auf den Gesamttermin aus und welche andere Tasks und Meilensteine verschieben sich wegen Abhängigkeit dadurch mit?")

Ressourcenmanagement]

Als Ergebnis der Ressourcenplanung unterstützt Microsoft Project beim optimalen Ressourceneinsatz. Ressourcen (Mitarbeiter, Materialien, Maschinen etc.) können Arbeitszeiten und Kosten (z. B. Lohn) zugewiesen werden und dann auf Vorgänge verteilt werden. Microsoft Project zeigt Überschneidungen und kritische Pfade an.

Projektüberwachung/Berichte

Während des laufenden Projekts überwacht der Projektmanager Fortschrittsgrade und verbrauchte Zeiten, die in Microsoft Project erfasst werden. In präsentierfähiger Form werden die unterschiedlichsten Berichte erstellt: Fortschritte, Gantt-Charts, Ressourcenüberwachung und -kosten.